Pokyny k přeregistraci členů a výměnu registračních průkazů SNH

Vzhledem k potřebě aktualizovat seznam členů Svazu národní házené a v souvislosti se zaváděním nového registračního systému rozhodl Výkonný výbor SNH o provedení přeregistrace základny SNH.
Níže uvádíme postup a pokyny pro sdružené subjekty:

1) Aktualizace seznamů členů oddílů (vč. údajů o oddíle):

• jedná se o aktualizaci celé členské základny oddílu, resp. členů registrovaných v SNH
• matriční úsek SNH zašle do oddílů seznam evidovaných členů ze stávajícího registračního programu
• oddíly provedou aktualizaci seznamu členů a doplní potřebná data do zaslaného excelovského souboru
• seznam členů zaslaný oddílem na SNH by měl pokud možno odpovídat seznamu, který jednotlivé oddíly hlásí na své střešní organizace (ČUS, ČOS, ATJ)
• zároveň oddíl zašle na SNH aktualizaci svých údajů
• termín pro zaslání aktualizovaných dat na SNH do 31. 1. 2018

2) Výměna registračních průkazů:

• výměna MUSÍ být provedene u všech aktivních členů tzn. hráči, trenéři, vedoucí, rozhodčí, atd.
• výměna se provádí v termínu dohodnutém s Matričním úsekem SNH, pro rezervaci termínu kontaktujte předsedkyni MÚ paní Věru Zimlovou
• přehled termínů pro výměnu průkazů ZDE
• konečný termín pro výměnu průkazů do 15. 8. 2018

  !!! OD SOUTĚŽNÍHO ROČNÍKU 2018/2019 BUDOU PLATIT POUZE NOVÉ REGISTRAČNÍ PRŮKAZY !!!

Základní pravidla a doporučení:

• výměna registračních průkazů bude probíhat systémek kus za kus, tzn. nesmí být v oběhu nový a starý registrační průkaz
• výměna registračních průkazů bude probíhat po oddílech, tzn. CELÝ ODDÍL NAJEDNOU, takže není možné, aby oddíl nastupoval částečně na nové a částečně na staré registrační průkazy
• výměna registrací bude probíhat v termínu PŘEDEM DOHODNUTÉM S MÚ, nestačí si vyhledat volné termíny na stránkách svazu
• do excelovského souboru uveďte pouze členy, kteří jsou UVEDENI v zaslaném seznamu ze starého registračního programu, pokud tam člen není, ne nutno podat řádnou přihlášku do svazu
• v excelovském souboru musí být uvedeni všichni členové oddílu (vč. “přispívajících“), přestože pro ně nebude vystavován nový registrační průkaz
• doporučujeme pořídit si scany starých registračních průkazů

  V případě dotazů prosím kontaktujte předsedu STK Martina Gřes (724 434 262, brolin@email.cz) nebo předsedkyni MÚ Věru Zimlovou (603 865 427, vera.zimlova@seznam.cz).

Nejčastější dotazy:

Proč se přeregistrace provádí?
Důvodů je celá řada, ale ty základní jsou následující:

• registrační program, který byl dosud používán, je přes 20 let starý, jeho vývoj a podpora byla ukončena před více než 10 lety a v současnosti stále častěji dochází k výpadkům systému, proto bylo rozhodnuto o pořízení nového systému pro evidenci členské základny
• kvalita dat ve stávajícím systému neodpovídá současným požadavkům a navíc data obsahují formální i faktické chyby a nesrovnalosti např. nesmyslná data platnosti registrace (viz následujicí otázky), některé osoby jsou jako hráči evidováni u jiných oddílů, než jako trenéři atd., proto není možné provést pouze jednoduchý export dat do nového systému bez jejich důkladné kontroly a prověření
• ve starém systému je evidováno přes 30 tis. členů, což zcela evidentně neodpovídá aktuální členské základně, v rámci žádostí o dotace na činnost podávané na MŠMT je povinnost uvádět aktuální členskou základnu a proto potřebujeme transparentní data

Kdo přeregistraci zaplatí?

• náklady na výměnu registračních průkazů nebudou účtovány přímo oddílů, tak jako při běžných výměnách RP, náklady budou pokryty v rámci rozpočtu SNH.

V zaslaném *.pdf souboru jsou uvedeny některé registrace evidované jako neplatné, co s tím?

• jedná se o chybná data ve starém programu, tzn. nerelevantní informaci. Všechny osoby uvedené v seznamu jsou registrovanými členy SNH.

Kdo všechno má/může být zapsán do seznamu (*.xls soubor) pro navedení do nového registračního programu?

• do seznamu mohou být zapsáni pouze členové uvedení na seznamu (*.pdf soubor) vygenerovaném ze starého programu, který byl do oddílu zaslán SE SNH
• v ideálním případě by měl výsledný seznam (*.xls soubor) obsahovat všechny členy, které oddíl vykazuje prostřednictvím svého právního subjektu v rámci statistických hlášení pro střešní organizace (ČOS, ČUS, ATJ)

V zaslaném *.pdf souboru nejsou uvedeny osoby, které jsou členy našeho oddílu a mají platný registrační průkaz SNH, co s tím?

• v tomto případě je potřeba kontaktovat MÚ, který danou osobu prověří individuálně v jiných sekcích starého programu a podkladech SNH
• v ideálním případě je vhodné zaslat na MÚ i sken registračního průkazu
• pokud se podaří člena dohledat, MÚ jej do seznamu členů daného oddílu doplní

V rámci oddílu evidujeme členy, které v rámci statistického hlášení vykazujeme na střešní organizace (ČUS, ČOS, ATJ) pod národní házenou, ale dosud nebyly v evidenci SNH (neměly registraci). Je nutné také tyto osoby registrovat do SNH?

• ano, rovněž tyto osoby by měly být registrovány v SNH, protože evidence členské základny SNH by v ideálním případně měla odpovídat členské základně evidované u střešních organizací
• dané osoby je potřeba zaregistrovat standardním způsobem pomocí přihlášky do SNH

Je možné v průběhu přeregistrace registrovat nové členy?

• ano, přihlášky do SNH budou zpracovávány standardním způsobem
• do doby výměny registračních průkazu daného oddílu bude MÚ nové členy zadávat paralelně do obou programů, hráč obdrží starý typ registračního průkazu

Co dělat v případě, když oddíl opomene zapsat některého člena do excelovského seznamu?

• pokud se jedná o člena uvedeného v zaslaném *.pdf souboru generovaného ze starého programu je možné po dohodě s MÚ tohoto člena dodatečně zapsat, ale pouze do ukončení přeregistrace, tzn. do 15. 8. 2018, poté bude nutné vystavit novou přihlášku

Co se stane se členy ve stávající evidenci, které již oddíl nezahrne do členské základny (neuvede v *.xls souboru)?

• těmto osobám bude členství v SNH oficiálně ukončeno k 31. 12. 2017 a od tohoto data bude následně počítána karenční doba pro případné obnovení registrace (viz Registrační řád SNH čl. 10)

Kdy musí být provedena výměna registračních průkazů?

• výměnu registračních průkazů je možné provést kdykoliv, nicméně konkrétní termín je potřeba si předem zarezervovat, protože kapacita MÚ je omezená
• výměna musí být provedena v období do 15. 8. 2018
• výměna bude probíhat „kus za kus“, tzn. oddíl musí na MÚ zaslat staré registrační průkazy
• před odesláním starých registračních průkazů na MÚ je vhodné zhotovit jejich sken

Kde a jak je možné si zarezervovat termín pro výměnu registračníchů průkazů?

• pro zarezervování termínu kontaktujte MÚ
• přehled volných termínů bude zveřejněn a průběžně aktualizován na stránkách SNH

Je nutné nechat zhotovit registrační průkazy pro všechny evidované členy?

• nikoliv, registrační průkazy je možné vystavit jen pro členy, kteří budou registrační průkaz potřebovat pro svoji činnost (hráči, rozhodčí, trenéři či vedoucí atd.)
• rozhodnutí je čistě na oddílu, komu nechá registrační průkaz zhotovit

Musím mít k dispozici fotky pro všechny registrace, které chci vyměnit?

• bylo by to vhodné, nicméně to není podmínka
• MÚ může použít fotky ze starých zaslaných registrací, nicméně upozorňuje, že fotky MUSÍ BÝT AKTUÁLNÍ A BAREVNÉ, pokud nebude dodána nová fotka a na staré registraci bude evidentně neaktuální nebo černobílá fotka, nový registrační průkaz NEBUDE VYDÁN

Jak je možné rozeznat nový registrační průkaz od starého?

• nový registrační průkaz má jinou grafickoku úpravu a mimo jiné neobsahuje rodného číslo, ale pouze datum narození

Je možné nastoupit k utkání s oběma druhy registračních průkazů?

• nikoliv!
• výměna registračních průkazů musí být provedena za oddíl jako celek, tzn. od okamžiku provedení výměny registračních průkazů mohou družstva daného oddílu startovat pouze na nové průkazy
• informace o provedení výměny průkazů bude uvedena na stránkách SNH
• výjimkou jsou hráči s platným hostováním do vyšší soutěže (dále jen HVS), resp. s hostováním do stejné nebo vyšší kategorie mládežnického družstva (dále jen HSVK), tito hráči mohou nastoupit na starý registrační průkaz do doby, než bude provedena výměna registračních průkazů u obou oddílů

Kdy je nutné provést výměnu registračních průkazů u hráčů s platnou dočasnou změnou hráčské příslušnosti (hostování, HVS, HSVK)?

• u hráčů s platným hostováním (Přestupní řád čl. 1/3/b) se výměna registračního průkazu provede v rámci oddílu, do kterého hostuje
• u hráčů s platným HVS (PŘ čl. 1/3/c) a HSVK (PŘ čl. 1/3/d) se výměna registračního průkazu provede v rámci toho oddílu (mateřský nebo nový), který bude výměnu provádět později

Co dělat v případě, kdy bude výměna průkazů prováděna v průběhu soutěží a MÚ nestihne vystavit a zaslat nové registrační průkazy do následujícího utkání?

• je nutné postupovat v soulasu s Pravidly a Soutěžním řádem SNH, tzn. družstvo nastoupí na občanské průkazy, resp. v případě mládežnických družstev na kartičky zdravotní pojišťovny, a následně zašle příslušnému řídícímu orgánu předem naskenované staré registrační průkazy, případně předloží ke kontrole nové registrace

Co dělat v případě, kdy oddíl zapomene vyměnit registrační průkaz některého člena?

• pokud hráč bude již zaveden v novém systému (tzn. oddíl jej uvedl v *.xls souboru nebo byla v mezidobí podána nová přihláška), pak k výměně registračky staré za novou může dojít kdykoliv, stačí na MÚ zaslat starý registrační průkaz se žádostí o výměnu
• nicméně daný člen nesmí do doby výměny nastoupit k utkání na starou registraci